A) Mantener todo fuera de su cabeza.

b) Decida acciones y los resultados la primera vez que las cosas aparezcan en su radar en lugar de esperar.

C) Revise y actualice regularmente su sistema GTD de frentes abiertos tanto en el trabajo como en la vida.

Antes de comenzar:

• Prepare bandejas de entrada, sistemas de archivos para casa y trabajo, y consiga un sistema organizador de listas.
• Prepare el lugar físico y artefactos a utilizar.
• Reserve tiempo comenzar su sistema, tanto en casa como en oficina.
• Capture todos sus frentes abiertos.
• Comparta experiencias.
• Releer a los 6 meses.

La autentica productividad esta en definir la acción siguiente en todo orden de cosas, desde laborales a familiares.

La importancia del pensamiento aplicado a los resultados.

Manifestar las acciones siguientes relacionadas con asuntos que afectan a nuestra calidad de vida es la mejor manera de manifestar productividad.

Se debe tener siempre en claro la acción física siguiente para lograr un resultado. Para que algo suceda son necesarias 2 soluciones:

A) Crear algo

b) Hacer que suceda

Y la clave de esto es preguntarse ¿que puedo hacer para que algo suceda? ¿Que recursos necesito? y ¿cual es la acción siguiente?

Dominar lo cotidiano

El reto es aplicar una atención de alto nivel a todas las actividades cotidianas de la vida. GTD para todos los aspectos de la vida.

Gestionar resultados a varios niveles

Las cosas que uno hace o deja de hacer a corto plazo determinan lo que sucede a largo plazo.

Los pensamientos de alto nivel (objetivos, valores y visiones). También cosas mas mundanas como teléfonos, citas y listas de compras deben estar igualadas en importancia y deben unirse.

El poder de la planificación natural

Consiste en fijar resultados y acciones siguientes en todo lo que consideremos parte de nuestro trabajo. Incorporar lluvia de ideas es clave en este proceso.

Cambio hacia una cultura de organización positiva

Pasar de un modelo de queja y victimismo a uno de resultado y acciones definidas. Es decir definir todo y cada una de los proyectos con sus acciones siguientes.

Origen de la técnica

El autor de esta técnica se planteo esta pregunta al tener persistentes bloqueos mentales los cuales no le permitían seguir con un  proyecto de manera eficiente.

Para solucionarlo descubrió que la mejor manera de evitar estos bloqueos era preguntándose cual es la acción siguiente con cada cosa que llegaba a la bandeja de entrada.

Crear la acción de hacer algo

A menudo se siente que no se ha progresado en proyectos que están en nuestra cabeza, si no se ha decidido cual es la acción siguiente seguramente este proyecto estará bloqueado.

“Solo hacen falta 10 segundos para determinar la acción siguiente”.

EJ: lista “neumáticos”

A) necesito neumáticos,

b) ¿cual es acción siguiente?

C) llamar a la tienda y preguntar precios.

La pregunta anterior a menudo no se hace y genera stress al pensarla de manera iterativa. El secreto es dividir tareas grandes en pequeñas.

Ejemplo de Mala de acción siguiente:

“Pasar la revisión técnica de mi vehículo”.

En esa acción no se define nada. ¿Cual seria la acción siguiente correcta? llamar al mecánico y pedir hora en el taller. ¿Tengo el numero? no, entones la acción siguiente seria buscar el numero, llamar al taller y pedir hora.

Si no se determina una accion. Existirá un infinito entre lo real y lo que quiero hacer.

Porque la gente brillante aplaza sus acciones

Debido a que esta gente es capaz de imaginarse mayores elementos a decidir. A menudo son personas sensibles que siempre ven lo negativo en la acción siguiente. Al contrario las personas insensibles se limitan a actuar sin pensar en lo que pueda salir mal.

“soy un hombre viejo que he conocido enormes problemas, aunque la mayoría de ellos nunca han sucedido”

Solución

“Dejar de pensar en cosas negativas supondrá un aumento de energía”

Aligerar el esfuerzo del celebro de manera inteligente

Esto se logra imaginado la acción siguiente física, cuando esto ocurre se sentirá aliviado. ¿Hacer algo? al final esa es la solución.

Siempre poner acciones siguientes, Nunca cosas tales como cumpleaños de Jenny, recesionista o reunión con el comité. Cada una de estas cosas no tienen una acción siguiente, lo cual hace que cada vez que la veamos en nuestra lista sobrecarguemos  el cerebro.

Estandarizar la toma de decisiones de una acción siguiente

Generar esta pregunta proporciona:

Claridad: Se debe tener claro cual es la acción siguiente antes de realizar cualquier acción. Por ejemplo en una reunión es mejor llegar con anticipación y realizar esta pregunta para definir claramente los objetivos y temas.

Responsabilidad: Definir los responsables y que estos tengan las cosas claras. Al final de cada reunión siempre se debe hacer esto, así se hace mas fácil la toma de decisiones sobre acciones siguientes.

Productividad: De la acción física siguiente. Eliminar las barreras del pensamiento e ir hacia la acción. Es decir respuesta operativa.

Los proyectos a largo plazo no son algún dia/talvez, sino se tratan de proyectos con más acciones para terminarlos.

Potenciación de las personas: lo anterior aumenta la autoestima de la gente que lo realiza. La pregunta: ¿cual es la acción siguiente? mina la baja autoestima y la mentalidad victimita. Cada vez que el entorno se queje de algo, preguntar, bueno ¿cual es la acción siguiente?.

Beneficios personales

Durante el proceso de recopilación se experimenta una sensación de alivio muy grande.

Origen de los sentimientos negativos

• El precio que se paga por el incumplimiento de un compromiso es la perdida de confianza y pensamiento negativo.
• La bandeja de entrada contiene compromisos que he contraído conmigo mismo. No cumplirlos genera perdida de confianza y pensamiento negativo.

¿Como no romper los compromisos con uno mismo?

A) No contraiga compromisos: Decir que no en la bandeja de entrada. Decir que no a compromisos incompletos. No contraiga compromisos que no podrá cumplir

B) Cumpla el compromiso: Cumplir y marcarlos como hechos.

C) Renegocie el compromiso; un compromiso renegociado, no es un compromiso roto. En la lista algún día, pueden haber varios compromisos que se pueden renegociar al momento de hacer una revisión semanal.

Todo debe ser anotado, y absolutamente todo debe ser recopilado.

¿Que proyectos debería planificar?

A)   Los que siguen en la mente después de haberlos planificado: Para este tipo de acciones no solo basta la acción siguiente, sino un proceso de planificación natural con objetivos, visión/resultados, lluvia de ideas y organización.

B)   Los que surgen de ideas que ayudan al detalle o apoyo del proyecto. Por ejemplo: cuando voy en un auto, se me ocurre algo debo anotarlo.

Etapas de planificación:

• Lluvia de ideas: esbozar ideas respecto a una acción siguiente de manera libre.
• Organizar: ordenar los papeles que surjan de un proyecto x.
• Convocar reuniones: email, telefonazos y reuniones con gente que me puede aportar en la lluvia de ideas.
• Recoger información: recoger más datos que ayuden al entendimiento del proyecto.

Ideas aleatorias de un proyecto

Retener cualquier idea y en cualquier lugar que uno se encuentre. No importa si esto se anota en papel o digital.

Herramientas de apoyo para ideas de proyectos

Cuando la mente esta ocupada es cuando mas idean ocurren, por ejemplo: “cuando se juega con el teléfono móvil”

Para esto:

1. Mantener papel y lápiz cerca.
2. Libretas u hojas de taco.
3. Pizarras.
4. PC.

Estructuras de apoyo

Crear una carpeta para cada tema que surja. Es bueno a la hora de juntar los papeles con ideas y centralizarlos.

Marcos de prioridad:

A) Modelo de 4 criterios para escoger acciones en el momento.

B) El modelo triple para evaluar trabajo diario.

C) Modelo de 6 niveles para revisar trabajo.

A) Modelo de 4 criterios para escoger acciones del momento

Criterios:

• Situación: lugar, por ejemplo tengo el teléfono, o estoy en la calle para comprar.
• Tiempo disponible: Calcular la hora entre acciones, ¿tengo tiempo para algo que no estaba presupuestado?
• Energía: después de un trabajo maratónico, no haga cosas pesadas, sino mas bien livianas.
• Prioridad: basada en las tres anteriores.

B) Modelo triple para evaluar trabajo diario.

Revisar siempre las listas. Confiar en la intuición a la hora de definir si el trabajo que llega es más importante que el trabajo se encuentra en la bandeja de entrada.

C) Modelo de 6 niveles para revisar trabajo.

• 15.000 metros o más: vida.
• 12000 metros: perspectiva de tres a 5 años.
• 9000 metros: objetivos anuales o bianuales.
• 6000 metros: áreas de responsabilidad.
• 3000 metros: proyectos actuales.
• Pista de aterrizaje: acciones actuales.

• El sistema no puede ser estático.
• Al momento de hacer algo, revisar.

Mirar el calendario Primero y luego las listas de acciones:

Se debe mirar el calendario para saber si hay algo programado, luego revisar  las acciones siguientes y seleccionar la más adecuada.

Actualizar el sistema

Diaria o semanal.

Revisión Semanal

Es básicamente hacer los 5 pasos y decir: “ahora sé todas las cosas que no estoy haciendo, pero que podría hacer si lo decidiera”.

Incluye revisar:

• Papeles sueltos: todo papel de la bandeja de entrada.
• Procesar notas: procesar todo lo anterior.
• Revisar citas previas: revisar fechas pasadas en busca de algo pendiente.
• Citas futuras: para prepararlos de mejor manera.
• Vacíe su mente: ponga cada nota en su lista correspondiente.
• Revisar lista de proyectos: evalúe estado, objetivos y resultados.
• Revisar lista de acciones siguientes: tachar acciones terminadas.
• Revisar lista a la espera.
• Revisar listas de control.
• Revisar listas de algún día tal/ves: ver si algo se puede traspasar a proyectos.
• Revisar archivos pendientes y de apoyo.

Revisar durante dos horas de preferencia el fin de semana. El viernes por la noche es buena hora debido a que la semana esta más fresca. Incluso hay cosas que se pueden hace durante el viernes por la noche.

Las casillas en negrita muestran las opciones organizativas.

Categorías básicas

7 tipos primarios:

1) Una lista de proyectos

2) Material de apoyo para proyectos

3) Acciones o información con fecha fijada de antemano

4) Lista de acciones siguientes

5) Lista a la espera

6) Material de consulta

7) lista algún dia/Talvez

Limites claros

Las categorías deben mantenerse visual, física y sicológicamente separadas.

Son necesarias listas y carpetas

Una lista es una carpeta de cartón con hojas que representan a cada objeto en una categoría. Mientras una lista es una hoja de papel con un titulo.

Organizar los recordatorios de acciones

Cada elemento que deba hacer, pero que no tenga tiempo. debe ir en pendientes como del tipo ALGUN DIA/TALVEZ.

Acciones que deben anotarse en la agenda

Acciones fijadas por hora: reunión con Paulo desde las 5 a las 6.

Acciones fijadas por día: llamar a Raúl el martes.

No anotar en agenda cosas que no terminaremos, debido al estrés que producen no cumplirlas y tener que reprogramarlas. Solo se deben reflejar obligaciones diarias y visibles a primera vista.

Organizar acciones lo antes posible según el contexto

Si la acción requiere de un PC, ir a la lista PC.

Categorías de recordatorios de  próximas acciones más frecuentes:

Recordatorio de acciones que debo hacer

• llamadas
• al PC
• Recados
• Acciones de oficina
• En casa
• Citas (personas/reuniones)
• Leer/revisar

Llamadas: la lista de llamadas debe contener las llamadas que deba hacer, lista de llamadas pendientes.

Al PC: Agrupar todas las acciones que debo realizar en el PC. Esta lista permite no estar conectado y enviar cosas al PC.

Recados: agrupar todo lo que deba hacer cuando estamos afuera. Acciones tales como  depositar en un banco o comprar comida para gatos.

Acciones de oficina: para cualquier cosa que requiera conectarse a Internet. Por ejemplo, una nota recordando la descarga de un programa de Internet.

En casa: por ejemplo organizar los CD o colgar un cuadro. Acciones hogareñas.

Citas: todo lo relacionado con otra persona, ya sea profesional o personal. Es bueno tener citas separadas para jefes, socios, asistentes, pareja, hijos…etc. o citas especiales para cada proyecto.

Leer y revisar: para elementos que en realidad quería hacer. Documentos a leer en algún minuto, tal como materiales para un trabajo o una presentación.

Organizar lista a la Espera

Cosas pospuestas o delegadas, algo pendiente o esperando y de quien.

Ejemplo:

A) llamar a un vendedor: ir a lista de llamadas.

B) Respuesta del vendedor: ir a lista de espera.

C) revisar la respuesta: ir a lista leer/revisar.

D) volver a Lista de espera en busca de aprobación.

Utilizar el elemento Original como su propio recordatorio

Añadir acciones a las listas o carpetas a medida que ocurran.

Administrar  el flujo  de trabajo derivado de documentos impresos

En el caso de facturas es bueno que sean archivadas en una carpeta de recibos por procesar. También en el caso de libros o revistas en una carpeta que diga leer/procesar.

Administrar el flujo de trabajo derivado de correos electrónicos

Crear carpetas llamadas @accion, @alaespera.

Organizar recordatorios de proyectos.

Crear una lista de proyectos, similar a la lista de acciones por hacer. Puede ser una carpeta titulada proyectos en la que incluya una única lista u hoja aparte para cada acción.

Las listas de los proyectos

Es un índice amplio de frentes abiertos, que debe ser revisado constantemente para tener el sistema actualizado.

¿Una lista o listas Subdivididas?

Subdividir una lista de proyectos:

• Personal/profesional: tratar de dar la misma importancia para ambas listas.
• Proyectos delegados: poner en carpeta de A_la_espera o proyectos delegados, según el grado de importancia
• Tipos específicos de proyectos.

¿Y los sub-proyectos?

Ejemplo: dar una entrada única a cada uno de estos sub-proyectos.

Materiales de apoyo para los proyectos

No apilar papeles de recordatorios y menos material de apoyo como recordatorios primarios en la lista de acciones, sino centralizar la información en las listas apropiadas y elementos a la espera. Ejemplo: carpeta: casa nueva->terminar de renovar casa nueva

Organizar ideas sobre proyectos concretos

Cuando los proyectos no sean acciones siguientes, lo mejor es almacenarlos en algún archivo de seguimiento, por medio de notas adjuntas a la carpeta principal del proyecto. Esto es posible con una base de datos, correo electrónico o archivos de papel.

Organizar datos no sujetos a la acción.

Materiales de consulta: información que se debe conservar, pero que no requiere acción.

Tipos de archivos de consulta:

A)   archivos de consulta general: papel o correo electrónico: Crear un archivo de carácter general que agrupe a todo el material de consulta.

B)   archivos de gran capacidad: por ejemplo “en la carpeta jardín todo lo relacionado con esa actividad.

C)   tarjetas

D)   bibliotecas

Algún día/talvez

Viajes, libros, aprender algo nuevo. Cualquier cosa con la cual no quisiera comprometerme en el corto plazo. EJ: aprender ajedrez o a tocar flauta.

El ideal seria hacer una lista con habilidades, aficiones y manifestaciones que quisiera aprender. Viajes, juguetes, cosas que ver, ropa, comida, hijos, CD, videos, actos culturales, regalos, ideas para jardín y sitios de Internet.

Estas litas deben ser revisadas siempre, sino pierden su valor.

Archivos de seguimiento

31 carpetas cara cada día y 12 para el año. Cada día revisar la carpeta.

Listas de control: recordatorios

Por ejemplo hacer ejercicios con más regularidad.

Cuando haya eliminado todo el contenido habré conseguido lo siguiente:

• Eliminado todo lo que no necesito.
• Completar todo las acciones que requiere menos de 2 Minutos.
• Colocar en el sistema organizativo todo aquello que requiera más de 2 minutos.
• Identificado cualquier proyecto que tenga basándome en la información disponible.

Mirar este grafico al realizar esta acción:

Este capitulo se centra en la parte central (marcado con negrita) del diagrama hacia abajo, desde bandeja de entrada o cesto hasta la pregunta sobre la acción siguiente. EJ: si hay algo que hacer una llamada que debe ser hecha el lunes inmediatamente se que debo posponerlo y anotarlo en la agenda en la pagina del lunes.

Reglas de procesamiento:

• Procesar siempre de arriba hacia abajo: Todo de esa forma, por igual. Tratar de no ir a la bandeja de entrada a buscar elementos por prioridad. Procesar primero, lo que entro primero.
• De uno en uno: solo centrarse en uno, el que este mas alto, nunca preocuparse de un montón de elementos.
• Nunca se debe volver a meter algo por segunda vez en el cesto: Es necesario clasificar y organizar (Que hacer y Donde Va) una vez las cosas fuera del cesto.

Pregunta Clave: ¿Cuál es la acción Siguiente?

Es necesario Pensar rápido y mucho, a veces la acción hay que determinarla al instante. Por ejemplo: ¿Llamar a alguien? ¿Obtener información de Internet? ¿Comprar algo? ¿Mandar un correo electrónico?.

¿Que ocurre si no hay acción siguiente?

Tres tipos de cosas:

• Basura: en caso de duda se puede conservar o botar. Ósea, confiar en la intuición.
• Elementos a incubar (guardar): cosas que no se pueden hacer en estos momentos, quizás mas adelante si. Por ejemplo: un folleto de un concierto a realizarse en 2 meses. Un anuncio sobre una nueva actualización del software: ¿Necesito la nueva versión?. O otros acciones como: ¿Organizar un asado para fin de año? ¿Una nota para matricularse en un curso?

Para estos elementos hacer una lista titulada: algún día/talvez, o anotarlas en un archivo de seguimiento.

• Material de consulta: es información útil para cosas que llegan al cesto acerca de proyectos y temas diversos, cada vez que llegue información que desee conservar  o le pueda servir clasifíquela.

Es bueno tener un archivo de consulta general de fácil acceso. Cuando se encuentre con algo que quiera conservar. Etiquetar y clasificar en una carpeta y guardar en archivador.

¿Si hay que llevar a cabo una acción cual es?

La primera es la actividad física, por ejemplo: cosas que pueden retener la atención:

• Limpiar el patio
• Hacer la declaración de renta
• Ir a una reunión
• Nota de prensa
• Evaluación de resultados

Todas estas cosas requieren otras acciones que a menudo pensamos en el momento.

Hasta que sepa  cual es la siguiente acción física que debe llevar a cabo, y antes que suceda algo, aun deberá pensar un poco.

EJ: haber concertado una cita no es una acción, pues no describe una acción física. A cada cosa se le debe añadir un proceso de pensamiento que incluya la próxima acción física.

Una vez que haya decidido cual es la acción siguiente

Hay tres opciones:

1) Hacerlo: si la acción requiere menos de 2 minutos, si la acción siguiente es llamar a alguien HAGALO, si no vale la pena. Desechar. EJ: impresora sin tinta: Comprar tinta, 3 decisiones antes de 2 minutos: Hacer, delegar o aplazar.

2) Delegarlo: si no soy el más indicado para hacerlo, hacer un plan de acción con las siguientes acciones: enviar un correo, escribir una nota, dejar un mensaje en el PC, hablar por teléfono. El correo es importante, pues queda constancia electrónica. Hacer un seguimiento en el ítem de listas a la Espera.

3) Aplazarlo: ponerlo dentro de un sistema de organización. Cosas que debo hacer yo, pero que tienden a durar más de 2 minutos. Por ejemplo: regalo que debo comprar a un familiar o un programa que debo bajar desde Internet.

Cosas pendientes que quedan por hacer

Las cosas pendientes están compuestas por cosas aplazadas y delegadas.

Identificar sus proyectos

Proyecto: acción que requiera más de una acción para concluirlo. Elaborar una lista de proyectos que incluya desde: Celebrar una fiesta de vacaciones, o abandonar la línea de zapatillas nike.